Trang chủ > Tổ chức sự kiện > Truyện ngắn: Những người làm event – Phần 1

Truyện ngắn: Những người làm event – Phần 1


Sau bài viết về “Một ngày của người làm PR” thể theo yêu cầu của 1 số bạn Bánh bèo viết tiếp 1 ngày của người làm event có tham khảo ý kiến của 1 số event coordinator và tận mắt chứng kiến quy trình làm việc của họ. Đây chỉ là 1 mẫu tiêu biểu cho các bạn hình dung, ko phải ai cũng làm CV giống nhau, với lại có ngày bận rộn đầu tắt mặt tối, cũng có đôi khi công việc khá rảnh rang nhưng nhìn chung là năng động và bận rộn, mời các bạn đóng góp ý kiến thêm. Bài viết thể hiện dưới dạng truyện ngắn , với những cảm xúc vui buồn và hoạt động rất thực của những người làm nghề này. Hy vọng độc giả sẽ hiểu thêm vêềnghề.
Thuỷ bước xuống máy bay đã thấy Vinh đứng đón ở đó. Hôm qua là sinh nhật cô nhưng vì có event quan trọng ở ngoài Hà Nội nên Thuỷ phải ra giám sát. Hai người đi song song, ở giữa là một dấu lặng. Gió phi trường thổi tung mái tóc hoe vàng, cô đưa tay vuốt nhẹ chúng vào nếp.
– Em có mệt không, đưa hành lý đây anh xách cho.
Thuỷ định giằng lại nhưng nghĩ giữa chốn đông người mà giằng qua giằng lại cái va ly cũng kỳ, thế là đành buông ra.
Hai người tiến đến chiếc taxi, Vinh lịch sự mở cửa cho cô bước vào.
– Công việc ổn chứ? Chiều nay đi chơi nhé?
– Cũng ổn, chiều nay em phải đi gặp khách hàng, có 1 event rất quan trọng, ngày mai nhen?
Gương mặt Vinh thụng xuống, tỏ rõ sự không hài lòng:
– Lại công việc, lại khách hàng, chẳng lẽ em không còn chỗ dành cho anh sao?
– Em xin lỗi, nhưng hôm nay khách hàng lớn, event quan trọng, em phải trực tiếp đi gặp, chứ đọc bản brief thôi là chưa đủ. Trách nhiệm mà, khổ lắm chứ.
Vinh quay mặt đi, Thuỷ cũng im lặng không nói gì nữa, ngả đầu dựa vào ghế, nhìn mông lung ra ngoài . Vinh vốn là người ích kỷ, anh không hề thông cảm cho công việc của cô. Mặc dù bận rộn, cô đã cố gắng sắp xếp một tuần đi ăn tối với anh ba buổi, chỉ có khi nào event quan trọng thì cô phải ưu tiên cho công việc hơn thôi. Nhưng dường như anh vẫn chưa hài lòng, công việc của một người làm tài chính điềm đạm và bình lặng đối lập với người tổ chức sự kiện năng động như cô, anh không hiểu hết, hay cố tình không hiểu.
Thoáng cái đã về đến nhà. Vinh định nắm tay Thuỷ, nhưng rồi lại thôi. Thuỷ bước xuống:
– Em về!
– Ừ, em về!
Cửa xe đóng sập lại, xe lướt đi đem theo ánh buồn vời vợi của Vinh. Thuỷ cảm thấy, nhưng không muốn quay lại, đến giờ mới sực nhớ ra chưa kịp cho Vinh cái hẹn.
Uể oải bước lên phòng, Thuỷ với tay bật đĩa nhạc quen thuộc rồi thả một viên sủi bọt vào ly nước trong vắt. Plusszz và Panadol là hai người bạn đồng hành của Thuỷ giúp Thuỷ luôn có sinh lực cho những thách thức mà công việc của 1 event manager đem lại. Nhìn lên đồng hồ, nhẩm tính ra còn 3 tiếng nữa phải đi gặp khách hàng, tranh thủ chợp mắt một chút rồi kiếm gì bỏ bụng vậy.

Đến công ty vào lúc 1h30 chiều, cả phòng nhao nhao đòi quà Hà Nội. Thuỷ bày ra nào là mứt mơ, nào là sấu dầm…và không quên nhắc Mai – nhân viên account chuẩn bị các tài liệu cần thiết lưu vào trong laptop. Mai gọi điện cho giám đốc marketing công ty Y confirm lại cuộc hẹn lần nữa. Thể theo yêu cầu của ông ấy, ê kíp gồm cô – event manager, Mai – nhân viên account và Hoàng – nhân viên sáng tạo gọi taxi lên đường.
Xe dừng lại ở trước toà nhà Saigon Trade Center, cậu nhân viên sáng tạo lịch sự mở cửa cho cô và Mai bước vào trước. Lên đến nơi, cô nhanh chóng nhìn thấy văn phòng công ty Y với nội thất đặc trưng màu xanh biển.
Cô tiếp tân duyên dáng cất tiếng chào, Thuỷ yêu cầu cô cho gặp Tuấn – giám đốc marketing. Thuỷ không phải chờ lâu, một chàng trai trong màu áo thiên thanh xuất hiện, đi cùng là một người nước ngoài cao to có hàm râu quai nón và đôi mắt xanh rất đẹp . Thuỷ vô cùng bất ngờ, ánh mắt ấy, nụ cười ấy, không ai khác chính là người con trai ở sân trường ngập nắng và cánh hoa bằng lăng tím hôm nào. Chàng trai tên Tuấn cũng thoáng bối rối, có lẽ 7 năm không phải thời gian đủ dài để xoá nhoà hình bóng một ai đó khỏi ký ức, nhưng anh ta nhanh chóng lấy lại vẻ tự nhiên, chìa tay ra bắt tay mọi người:
– Chào mọi người, hân hạnh được gặp mặt, đây là giám đốc của Tuấn, ông Phillip, hôm trước Mai thuyết trình cũng có gặp rồi đấy.
Mọi người lần lượt tự giới thiệu về mình, và nhanh chóng đi vào vấn đề chính. Trong lòng Thuỷ gợn lên những cảm xúc xa xăm mà nguyên vẹn của ngày xưa, song cô cố gắng đặt nó qua một bên để tập trung vào công việc.
Mai tươi cười vừa mở laptop vừa nói chuyện xã giao với Phillip bằng một giọng tiếng Anh đúng âm điệu Mỹ. Phillip nói rằng mọi người cứ tự nhiên trao đổi công việc với Tuấn, ông sẽ ngồi xem và góp ý.
– Như em đã trao đổi với anh Tuấn, chỉ còn 1 tháng nữa event diễn ra cho nên ta phải gấp rút thực hiện ngay từ bây giờ. Hôm nay tụi em qua trao đổi cùng anh các yêu cầu của bên anh, sau đó sẽ gửi sớm kịch bản chi tiết và check list cho bên anh phối hợp thực hiện.
Tuấn rút chiếc PDA ra, mỉm cười:
– Ừ, anh cũng hy vọng mọi người giúp anh làm sớm. Tiếc là không có nhiều thời gian cho chúng ta chuẩn bị, dù bên anh cũng hết sức cố gắng. Mấy tháng qua dịch bệnh xảy ra liên tiếp, cơ quan chức năng lo phòng chống dịch nên mọi việc cấp phép cho thuốc được lưu hành cũng bị trì hoãn suốt. Bên anh lo cuống cả lên ấy chứ, hàng gần về tới cảng rồi mà mới xin được giấy phép cách đây vài ngày thôi.
– Mọi việc đúng là khó mà lường trước được – Thuỷ lên tiếng – nhưng không sao, may mà việc trì hoãn chưa ảnh hưởng nhiều đến tiến trình tung sản phẩm, chúng ta phải lấy đó làm vui. Hôm nay tụi em qua đây trao đổi chi tiết với anh về nội dung và tiến trình thực hiện dựa trên cơ bản những gì chúng ta đã có trước khi đấu thầu dự án này. Chúng ta bắt tay vào vấn đề chính nhé.
Mai mở file “Event brief” đã gần hoàn thiện ra, Hoàng cũng lấy sổ ra chuẩn bị ghi chép. Dựa trên những thông tin đã có từ trước khi đấu thầu dự án, tên event, thời gian, địa điểm, đối tượng khán giả nhanh chóng được xác định chắc chắn để ký hợp đồng với nơi cho thuê địa điểm là khách sạn S. Nhưng phần thông điệp cần truyền tải của event Tuấn hơi chần chừ quay qua trao đổi Phillip, Mai khích lệ:
– Dựa trên thông điệp bên anh đưa ra, tụi em thiết kế chương trình cho phù hợp bám sát thông điệp đó. Từ chủ đề cho đến nội dung, trang trí…sẽ có một sự nhất quán.
– Ừm – Tuấn mân mê cây bút – nói chung anh muốn cho người tham dự cảm thấy sản phẩm vac -xin này thực sự an toàn và kinh tế cho việc ngừa bệnh cho heo của họ. Người ta thường ngại tốn kém trong việc chủng ngừa bệnh X cho heo, nhưng thực ra so với thiệt hại mỗi khi heo bị mắc bệnh thì số tiền này không nhiều. Anh muốn hướng cho những người chăn nuôi heo chuyên nghiệp thói quen chủng ngừa bệnh X.
Mai gật gù:
– Ừm, vậy thì ta phải quán triệt tinh thần này cho những người tham dự buổi ra mắt sản phẩm. Với vai trò đại lý tiêu thụ, họ phải am hiểu và truyền đạt đúng cho khách hàng những kiến thức này. Bên em sẽ chú ý vấn đề đó. Phần thuyết trình khoảng 20 phút là do đại diện công ty anh chuẩn bị, nhưng anh nhớ chuyển qua bên em trước ngày Y để tụi em chuẩn bị nội dung nói cho MC nhé.
– Sau đó mọi người bàn về một số yêu cầu của khách hàng đối với nhà tổ chức. Thuỷ cũng không quên hỏi kỹ về phần thông cáo báo chí, mời báo chí, thư mời…là do ai phụ trách. Tiếp đến, Hoàng trình bày lại kịch bản sơ bộ có sửa chữa dựa trên nội dung ý tưởng đã thắng thầu tuần vừa rồi. Dựa trên ý tưởng về năm con heo Đinh Hợi và “đối tượng” của thuốc là heo, Hoàng cho Tuấn xem thiết kế một chú heo hồng rất dễ thương, thay cho chú heo vàng lần trước Tuấn không hài lòng lắm.
– Cổng chào sẽ được kết bằng bóng bay và có hình con heo thế này, còn đây là con thú có hình heo bắt tay với khách, quà tặng cũng là heo như ly hình heo, heo đất…Em đã cố gắng thiết kế con heo sao cho vừa gần gũi, thân thiện mà cũng không quá chỏi với sự sang trọng của khách sạn S.
Tuấn liên tục gật gù tỏ vẻ hài lòng. Tuấn còn dặn dò thêm một số điểm cần chú ý khi thực hiện event nữa.
Phần trình bày của Hoàng kết thúc, ê kíp của Thuỷ ra về. Thuỷ không nhìn sang, nhưng cũng có cảm giác sau làn kính trắng, ánh mắt của Tuấn đang dõi theo cô. Đó là một ánh mắt tò mò hay là ánh mắt nuối tiếc?
– Ngồi trên xe, Mai và Hoàng không ngừng bàn tán về ông giám đốc người nước ngoài đẹp trai thanh lịch. Còn Thuỷ thì mải nghĩ mông lung về ngày ấy.
Thời cấp 3, Thuỷ là một cô gái hồn nhiên, bên cạnh lớp cô có một anh chàng lớp 12 với nụ cười ấm áp và thành tích học khá “lẫy lừng” mà từ lâu cô đem lòng mến mộ. Một ngày gần cuối năm học, Thuỷ hẹn gặp anh chàng đó dưới gốc bằng lăng trong sân trường và rụt rè trao cho anh ta một tấm thiệp tự làm xinh xắn. Trong đó có một lời chúc đơn giản và một dòng địa chỉ email mà cô phải mất mấy ngày suy nghĩ để ghi. “Chúc anh vui vẻ” – Thuỷ mỉm cười và rảo bước quay đi, không cần quay lại cũng hình dung được bộ mặt bất ngờ của anh ta.
Về nhà Thuỷ suy nghĩ lung lắm, không biết anh ấy có chê cô “cọc đi tìm trâu không”, cô cũng ngại nhưng nghĩ rằng dù anh ta chấp nhận hay từ chối, Thuỷ cũng hài lòng vì không bỏ lỡ cơ hội của mình, cơ hội để có một người yêu mà mình ngưỡng mộ và ao ước. Rổi email đến, anh chàng ấy nói rằng anh ta rất trân trọng tình cảm của cô nhưng anh ta chưa nghĩ đến. Một lời từ chối lịch sự, Thuỷ cũng cảm thấy thanh thản, dù sao cô cũng đã thử nắm bắt cơ hội. Là một cô gái quyết đoán và mạnh mẽ, cô tin rằng mình còn nhiều cơ hội trong đời, không vì thế mà suy sụp mất tự tin.
Và hôm nay, sau bảy năm trời không gặp mặt, người ấy lại trở về ngay trước mắt cô. Thuỷ không tin được là cảm xúc sau chừng ấy năm lại ùa về nguyên vẹntinh khôi. Cơ hồ như có những đám mây ký ức đang bay vờn quay cô, làm cho cô choáng ngợp, làm cho cô nửa mừng vui nửa băn khoăn. Mà Thuỷ của hôm nay không còn là Thuỷ của ngày hôm qua, cô đã trưởng thành rất nhiều, vẻ xinh đẹp đã đằm thắm hơn và cách ứng xử tự tin hơn. Liệu Tuấn có dành tình cảm gì cho mình không, nếu không thì ánh mắt Tuấn có thể cắt nghĩa là thế nào?

(Còn tiếp)

BÁNH BÈO

  1. BeeBo
    01/07/2009 lúc 9:20 sáng

    Bên Motibee.com đang có chuyên đền về nghề Tổ chức sự kiên, mình thấy bài viết này rất hay, mình xin mượn post lại cho các bạn tham khảo nha. Mình sẽ ghi nguồn và dẫn link đến blog của bạn. Thks bạn.

  1. No trackbacks yet.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: