Trang chủ > Kỹ năng nghề nghiệp > Làm sao để không bị hớ khi lập dự trù kinh phí

Làm sao để không bị hớ khi lập dự trù kinh phí


Banhbeo’s blog –  Vừa rồi có tiếp rất nhiều agency để đấu thầu làm chương trình cho cty, vốn cũng từng làm ở agency nên cũng hiểu những chua chát khi đấu thầu, không bao giờ thắng lợi là 100% cả. Nhưng biết làm sao khi chỉ được chọn 1 đơn vị duy nhất, và phải đặt chất lượng công việc lên hàng đầu. Để 1 agency thắng thầu cần dựa trên nhiều tiêu chí: kinh nghiệm, chất lượng, giá cả… chứ ko phải là giá rẻ là chọn vì nếu ko có kinh nghiệm làm bể show thì không ổn, cũng không phải vì pro quá mà chọn vì giá đắt quá không kham nổi thì cũng khó.

Đối với Bánh bèo, chỉ cần xem lướt qua proposal và báo giá cũng có thể đánh giá được về agency đó chính xác 80%, ko cần phải xem profile hoành tráng hay nghe họ giới thiệu về những gì họ đã làm. Dựa trên kinh nghiệm cá nhân và những gì lượm mót được từ các bậc tiền bối, Bánh bèo xin đưa ra 1 vài lưu ý nhỏ như sau, hy vọng giúp được mọi người 1 phần nhỏ.
– Về giá cả: Tuy ko nắm được hết giá gốc nhưng chỉ cần so sánh 2, 3 hạng mục sẽ biết giá của agency đó cao hơn giá thị trường bao nhiêu %. Giá mắc quá thì cũng bất lợi (trừ khi agency rất pro nên ự cho mình quyền định giá cao) mà giá rẻ bất thường thì nên hỏi lại, có thể họ có giải pháp riêng của họ, hoặc đơn thuần do họ chưa có kinh nghiệm nên ko áng chừng được giá đó bao nhiêu cho chính xác. Và cũng xem lại xem họ có thiếu hạng mục nào quan trọng ko mà giá lại rẻ quá như vậy chứ ko phải thấy giá rẻ là gật đầu, đến khi ký hợp đồng rồi mới phát hiện ra thiếu sót đủ thứ thì bất lợi cho cả 2 bên.
Các agency thiếu kinh nghiệm hay gặp phải tình trạng này, còn agency có kinh nghiệm còn lường trước tất cả các khoản chi phí nhỏ nhặt nhất, đơn giản là vì họ đã có kinh nghiệm làm việc đó rồi. Ví dụ như việc trình diễn nhiều show thời trang liên tiếp trong cả tháng trời, agency cẩn thận sẽ liệt kê cả chi phí giặt ủi trang phục, khoản này hoàn toàn hợp lý và khách hàng sẽ chấp nhận ngay. Nếu ko tính đến khoản đó thì bạn phải tự bỏ tiền ra làm chứ biết sao. Một khoản nhỏ vậy thì ko đáng kể lắm, nhưng nhiều khoản phát sinh linh tinh như thế này cộng lại sẽ đáng kể trong việc làm giảm lợi nhuận của bạn.
Để khắc phục báo giá bị hớ, 1 mặt bạn nên có khảo sát giá 1 cách chu đáo trước khi lập báo giá, 1 mặt nên tham khảo những người có kinh nghiệm tổ chức event nhiều để nhờ họ xem lại báo giá của bạn có thiếu gì hay bị hớ chỗ nào ko.

– Về kinh nghiệm: Chỉ cần hỏi 2, 3 câu là biết người đại diện của agency có kinh nghiệm hay ko. Trường hợp tớ từng gặp là agency khoe mình làm nhiều chương trình lắm nhưng hỏi rằng âm thanh ánh sáng bao nhiêu là đủ dùng cho chương trình thì họ ko biết gì để nói mà lại nói tùm lum (ko biết thì im đi cho rồi ). Nên nhớ âm thanh ở khách sạn thường cung cấp chỉ đủ để dùng cho hội nghị, muốn hát hò được buộc phải thuê thêm, và giá âm thanh ở các tỉnh ko thể nào rẻ bằng ở Tp. HCM. Máy chiếu cũng vậy, bạn ko thể trong hội trường 300 người 1 máy chiếu và màn chiếu như trong phòng họp mini của cty bạn được. Hãy tham khảo supplier âm thanh ánh sáng các thông số kỹ thuật cơ bản để khi có ai hỏi đến bạn có thể nói rõ ràng, họ sẽ đánh giá cao kinh nghiệm của bạn.
Tất nhiên rất có thể do người đi present ko phải là người trực tiếp tổ chức event thì họ ko biết nhiều lắm, nhưng nhìn vào các hạng mục trong báo giá thì có thể đánh giá mức độ chuyên nghiệp của agency. Agency thực sự pro thì báo giá của họ khá kỹ lưỡng, ko bỏ sót các khoản mục quan trọng. Ví dụ như tổ chức lễ khởi công nhà máy trên 1 bãi đất trống giữa đồng không mông quạnh cho 1000 khách mà ko tính đến thuê toilet di động thì chắc ăn uống xong khách khứa ngồi thừ hết ra vì mắc… quá .

Tương tự tổ chức tại CV 30 tháng tư thì cần nhiều anh sờ cu rờ ti (security) để ổn định trật tự chứ báo giá mà ko có khoản này khi làm tự bỏ tiền ra thuê khoản phát sinh này là cái chắc.
Để khắc phục điểm này, khi đi present bạn nên dẫn theo người có kinh nghiệm trong cty bạn về lãnh vực đó để đỡ lại những câu hỏi của khách hàng, chứ ko phải khách hàng ko biết gì về lãnh vực của bạn đâu.

Ghi thêm:

Trong tổ chức event, dự trù kinh phí là một trong những phần tương đối khó gặm nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều về tổ chức events, nếu để sơ sót thiếu mất khoản gì quan trọng bạn có thể sẽ ko đủ ngân sách cho nó, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo của bạn. Cho nên nhân tiện theo kinh nghiệm cũng xin nêu ra 1 số hạng mục chính yếu mà bạn cần xem xét khi lến 1 dự trù kinh phí (cũng như lên báo giá cho khách hàng nếu bạn tổ chức event cho khách hàng). Tất nhiên tùy từng event thì có xê xích khác nhau, vì event rất đa dạng về hình thức và nội dung.
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)/
2. Đồ ăn thức uống
3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
4. Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc nhẽo…)
5. Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ..)
6. Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu thứ này ko có trong phí thuê địa điểm)
7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
8. Photo, camera
9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách nếu có…)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14.Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

  1. 16/02/2008 lúc 5:06 sáng

    Hi Banh beo,

    Là một người làm MKT, tò mò vào blog của bánh bèo thì đọc được một số bài viết rất có giá trị. Trước tiên cho tôi cảm ơn bánh bèo vì việc đã chia sẻ những suy nghĩ và kinh nghiệm của mình. Không dám nhận mình là dân Pro nhưng đọc những gì bánh bèo viết tự thấy bánh bèo chắc cũng là người rất am hiểu về marketing at least là trong mảng Be low the line🙂.

    Anyway, chỉ muốn drop mấy dòng để làm quen thôi. Hi vọng sẽ đọc được nhiều bài viết có giá trị của bánh bèo nhiều hơn nữa. It’s so great nếu có thể gặp mặt chit chat nhỉ?

  2. 05/04/2008 lúc 8:25 chiều

    Mèo ơi mèo!
    Sửa lại cái link vietmarclub.com trong phần diễn đàn dùm đi😀
    http://http://www.vietmarclub.com để vậy sao vô được hihi

  3. luuhang
    04/09/2010 lúc 9:59 sáng

    thanks bánh bèo nhé😀
    tớ copy paste vài bài về tổ chức event

  1. No trackbacks yet.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: