Lưu trữ

Archive for the ‘Tổ chức sự kiện’ Category

Giảm thiểu rủi ro khi làm Activation

07/05/2013 2 comments

Banhbeo’s Blog – Nhân gần đây có một vài công ty đã nhiều năm kinh nghiệm trong nghề Activation lại tổ chức rất lận đận một số dự án, Bánh bèo ngẫm lại quá trình làm Activation của mình từ thời sinh viên cho đến giờ đúc rút ra một số kinh nghiệm để chia sẻ lại cùng mọi người để các chương trình Activation diễn ra trôi chảy hơn.

Đối với Bánh bèo, nếu được lựa chọn giữa làm Event và Activation thì BB ưu tiên chọn Activation hơn vì Event là tập hợp các khoảnh khắc, nếu xảy ra trục trặc rồi thì tại đó không có cơ hội thay đổi nữa và cả ngàn người tham dự Event sẽ biết đến scandal của bạn. Nhiều người nói rút kinh nghiệm để không “ngu” tập 2, nhưng thực tế là thường không có sự cố nào giống sự cố nào cho nên là trừ khi đã kinh nghiệm dày cả trăm tấc còn không thì vẫn “dính chưởng” như thường. Trong khi đó Activation thường diễn ra trong nhiều ngày với những hoạt động giống nhau, chỉ cần vận hành chu đáo, kỹ lưỡng và chặt chẽ là bạn có thể làm trôi chảy, và nếu xảy ra thiếu sót thì chỉ một số ít người chứng kiến và bạn có cơ hội sửa chữa thay đổi.

Tuy nhiên nói như vậy không có nghĩa là làm Activation thì dễ hơn làm Event, mỗi loại thường có cái khó riêng của nó. Activation phức tạp ở quy mô chương trình, số lượng địa điểm và thường mang tính dài ngày. Còn Event phức tạp ở áp lực công việc, quy mô tổ chức nhưng Event diễn ra 1 ngày, 1 buổi là xong (không tính Event làm theo chuỗi nhiều khi cũng gần với dạng Activation). Xem chi tiết…

Advertisements
Chuyên mục:Tổ chức sự kiện

Đôi điều về phát sampling

15/05/2012 2 comments

Sampling, Phát sampling hay phát mẫu thử là một hình thức marketing mang lại trải nghiệm tốt cho người tiêu dùng vì họ được dùng thử sản phẩm để cảm nhận và tự cân nhắc quyết định mua hàng.

Khi một người khách bước vào một siêu thị, được một cô PG chào đón ở bên ngoài cửa và gởi tặng bạn một túyp kem đánh răng nhỏ hay vài miếng băng vệ sinh gói trong hộp quà xinh xắn, chắc chắn họ sẽ rất háo hức vì được nhận quà và mong muốn dùng thử ngay. Tương tự, một quầy giới thiệu thức uống mới hay một loại khoai tây chiên chắc chắn sẽ rất đông khách nếu cho khách hàng dùng thử đồ ăn hay đồ uống trong những chiếc ly giấy nho nhỏ. Sampling, Phát sampling hay phát mẫu thử là một hình thức marketing mang lại trải nghiệm tốt cho người tiêu dùng vì họ được dùng thử sản phẩm để cảm nhận và tự cân nhắc quyết định mua hàng.

Phát sampling rất quen thuộc đối với những lãnh vực như hàng tiêu dùng nhanh, thực phẩm, đồ uống… vì tính chất của những hàng hóa này là dễ lấy mẫu thử, dễ tiêu dùng.

Trong lãnh vực làm sampling có 2 thuật ngữ thông dụng là phát Door to door phát Face to face. Phát Door to door là việc phát mẫu thử đến tận từng hộ gia đình, trước kia có nhiều công ty thực hiện tuy nhiên gần đây không còn nhiều công ty thực hiện nữa do tính chất phức tạp trong khâu thực hiện. Phát Door to door đòi hỏi khả năng quản lý nhân sự và quản lý quy trình phát tốt để đảm bảo mẫu sản phẩm đến được từng nhà, không có sự cố như phát trùng, phát ăn gian. Chi phí phát door một mẫu thử lớn hơn giá trị của mẫu rất nhiều lần, nhưng chưa chắc đã tiếp cận được đúng khách hàng. Chẳng hạn trong một gia đình, người phụ nữ là người quyết định mua dầu gội cho gia đình, nhưng có thể người nhận nó có thể là người chồng, người con hay ông bà già, và cuối cùng nó không tiếp cận được đúng người ra quyết định.

Vì vậy nhiều người làm marketing ưu tiên hình thức phát Face to face hơn, tức là đứng một chỗ như siêu thị, trường học… và phát cho những người đi qua đi lại, vì với hình thức này, họ tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mình cần, ví dụ người đi mua sắm tại siêu thị, hơn nữa, vừa tiết kiệm nhân lực lại hạn chế những sự cố có thể xảy ra.

phát samplingv door to door

Các PG trong một chương trình phát sampling sữa Friso

Xem chi tiết…

Chuyên mục:Tổ chức sự kiện

Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng

05/05/2012 4 comments

Khi một sản phẩm mới ra đời, tất cả những người chủ sở hữu dĩ nhiên đều muốn sản phẩm của mình có một lễ ra mắt thật hoành tráng, ấn tượng và kích thích người tiêu dùng lan truyền nó. Lúc này, “trọng trách” đặt lên vai người tổ chức Event khá nhiều.

Làm sao để tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm để lại nhiều ấn tượng trong lòng người tham dự và đem lại sự hài lòng tối đa cho chủ sản phẩm -dịch vụ mới ra mắt? Một sự kiện tung sản phẩm tốt, từ cách thức tổ chức, từ thông điệp và concept cần phải truyền tải được những trải nghiệm đặc biệt cho người tham gia sự kiện. Bánh bèo có một vài gợi ý cho bạn theo thứ tự quy trình tổ chức một Product Launch Event như sau:

Concept của chương trình

Trong Event ra mắt sản phẩm của thẩm mỹ viện Pamas gần đây, ThinkEvent đã đưa concept “Hành trình sắc đẹp vượt thời gian” vào Event thông qua câu chuyện từ Cỗ Máy Thời Gian và mỗi khách mời được coi  là một hành khách trong chuyến du hành Vượt thời gian và điều này làm hiện thực hóa tính năng trẻ hóa làn da của công nghệ chăm sóc sắc đẹp được giới thiệu. Một Concept tốt giúp Event truyền tải thành công thông điệp tới người tham dự. Xem thêm Concept và theme: Linh hồn của sự kiện.

Tiết mục hóa trang “Đông Tây kim cổ” minh họa cho Concept của chương trình

Địa điểm, set up

Tùy vào concept, người làm event sẽ lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Không nhất thiết lúc nào tung sản phẩm cũng phải ở trong khách sạn, những trải nghiệm về địa điểm khác lạ mang đến cho khách hàng ấn tượng lâu hơn. Chẳng hạn ra mắt một tủ sách văn hóa hay lịch sử thì tổ chức ở thư viện, hay Văn Miếu Quốc tử giám có thể phù hợp. Để ra mắt một sản phẩm điện thoại nhấn mạnh vào tính “năng động, khám phá” của teen, nhà tổ chức lại cho decor một căn nhà hoang lại làm nơi tổ chức, và các bạn trẻ tới tham dự đã rất phấn khích điều này. Xem chi tiết…

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công

13/09/2011 16 comments

Banhbeo’s Blog –  Những online event đã trở thành một kênh quảng bá quan trọng của nhiều sản phẩm, nhất là những công ty có khách hàng tiềm năng thường xuyên lướt net.

Việc tổ chức sự kiện hiện nay còn bao hàm cả tổ chức sự kiện trực tuyến và càng ngày các Event trực tuyến được tổ chức ngày càng nhiều. Nhưng tổ chức một online event làm sao cho hiệu quả, và đo lường hiệu quả tổ chức sự kiện làm sao cho chính xác là điều trăn trở của những người thực hiện.

Chọn kênh thực hiện phù hợp

Nhiều công ty tổ chức Event của mình trên một microsite được thuê thiết kế như một trang web độc lập hoặc là dành một phần riêng trên website của mình cho việc này. Việc này có thuận lợi là họ có thể có một trang web hoàn toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý tưởng về sự kiện của họ. Chẳng hạn một cuộc triển lãm ảnh thì trang web sẽ được tối ưu những hiệu ứng trình diễn ảnh hoa mỹ nhất, hay trang web phục vụ một cuộc thi thì có phần bầu chọn, bình luận, tổng kết điểm, sắp xếp thí sinh… hữu hiệu nhất. Đi đôi với việc này là một chi phí đầu tư khá lớn cho việc xây dựng microsite trong khi thời gian sử dụng không lâu.

Micorsite sự kiện trực tuyến

Microsite dành cho một campaign của Diana

Nhiều công ty chọn giải pháp khác: xây dựng chiến dịch (campaign) của mình trên một diễn đàn (forum) hay trang mạng xã hội trung gian, ví dụ Facebook, Zing Me…. Việc này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ cộng đồng có sẵn trên các mạng xã hội đó.

Vậy nên tổ chức sự kiện trên microsite, website hay “tá túc” trên một forum, mạng xã hội nào đó sẽ hiệu quả hơn? Về việc này sẽ có một số điều bạn nên cân nhắc như sau:

Trước tiên là về độ phủ: Bạn chỉ nên làm microsite khi bạn chắc chắn có một chiến lược truyền thông rầm rộ đi kèm, nếu chỉ đơn thuần xây dựng microsite mà không quảng bá mạnh mẽ thì sẽ rất lèo tèo người tham gia. Đó là lý do chỉ có các nhãn hàng mạnh mới dám bỏ nhiều tiền của ra làm các chiến dịch (campaign) trên microsite. Ngược lại, nếu làm trên các forum, mạng xã hội khác, bạn sẽ có sẵn một cộng đồng khổng lồ, việc tổ chức một cuộc thi trên Facebook chẳng hạn, có thể đem về cho bạn 10,000 – 20,000 thành viên một tháng mà không tốn quá nhiều nỗ lực quảng bá. Xem chi tiết…

Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện hoạt động Event, marketing

21/06/2011 3 comments

Banhbeo’s Blog – Cần phải giới thiệu điều nhà tài trợ quan tâm chứ không phải giới thiệu cái người chào tài trợ có

Vận động tài trợ là một công việc quen thuộc, từ những hoạt động mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những hoạt động thương mại. Với nhiều năm trong nghề marketing và tài trợ cho nhiều sự kiện lớn nhỏ, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm mời tài trợ dưới góc độ nhìn nhận của một nhà tài trợ.

Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng

Cũng giống như việc marketing hay bán hàng, “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thà bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn lọc. Để xác định được “nhà tài trợ tiềm năng” bạn cần cân nhắc:

– Đối tượng tham dự Event của bạn là ai: Từ đó bạn xác định đối tượng đó là khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp. Chẳng hạn đó là một Event dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài trợ là các công ty  thiết bị số như điện thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối CNTT, một Event dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm trung đến cao cấp, thời trang, xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng nhanh như dầu gội, bột giặt, hạt nêm… các loại.

– Những chương trình họ thường tài trợ: Dựa trên cái “gu” của từng thương hiệu, bạn đoán định xem chương trình của bạn có “hợp khẩu” họ hay không. Ví dụ Kotex, Yomost hay tài trợ cho các chương trình trẻ trung, khẳng định cá tính, Tân Hiệp Phát thích các chương trình thể thao, ca nhạc, chương trình ảnh hưởng đến một cộng đồng lớn tùy định vị từng nhãn hàng, các hãng xây dựng như tôn Hoa Sen, gạch Đồng Tâm, thép Hữu Liên thích các chương trình thể thao như đua xe đạp, bóng đá vì nơi này tập trung nhiều đàn ông – khách hàng tiềm năng của họ, một số hãng lại chuyên tài trợ các chương trình từ thiện. Một điều cần lưu ý nữa là là tầm vóc chương trình tài trợ, n hững hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, nếu chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ.

Tài trợ bao nhiêu là đủ?

Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục… Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà tài trợ. Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương thảo một thời gian dài, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con mắt của nhà tài trợ. Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp như thế này, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ. Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% – 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách, chẳng hạn số tiền cần làm Event là 700 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn phần là 1 tỷ đồng, gói tài trợ vàng là 800 triệu, tài trợ bạc là 600 triệu, như vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện Event này.
Xem chi tiết…

Chuyên mục:Tổ chức sự kiện

Event nhập môn: Các thể loại Event

23/12/2010 7 comments

Đằng sau một khái niệm chung chung “Sự kiện” (Event) là cả một thế giới sôi động của các thể loại sự kiện với đủ loại hình phục vụ cho những mục đích khác nhau.

Có rất nhiều sự phân chia các nhóm Event, không có sự phân chia nào mang tính chính xác vì đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối, nhưng nhìn chung có thể xếp Event theo các nhóm sau:

– Sự kiện nội bộ công ty (Corporate Events)

– Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events)

– Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events)

– Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events) – Event của cá nhân (Personal Events) Hãy cùng Bánh bèo nghiên cứu tính chất, đặc điểm của từng thể loại để rút ra cái nhìn tổng quan về khối rubic muôn mặt này.

1. Corporate Events Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông… như Họp mặt (Meeting), Hội nghị khách hàng (Customer Conference), Họp báo (Press Conference), Động thổ (Ground Breaking), Khánh thành (Grand Opening), Tiệc tối (Gala Dinner) cho nhân viên… Mục đích của các Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông. Xem chi tiết…

Chuyên mục:Tổ chức sự kiện

“Cầm quân” đội helper trong tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức event, việc thuê các nhân sự thời vụ để phụ giúp trong suốt thời gian chuẩn bị cho event là việc thường xuyên, nhất là đối với các công ty chỉ có một, hai nhân viên marketing, event hay tại các event agency nơi mà bộ máy nhân sự thường gọn nhẹ.

Người ta có thể thuê các helper (người phụ việc) này để đảm nhận nhiều công việc. “Cao cấp” nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức event đó, “thường dân” hơn là để phụ những công việc lặt vặt như thuê mua, liên hệ… để trándh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê kíp.

Helper thường có 2 dạng:

Một là những người làm freelancer chuyên nghiệp hoặc không chuyên, hiện đang có một công việc toàn thời gian nào đó, hoặc là hoàn toàn tự do về thời gian, ai gọi là có thể sẵn sang “chạy sô”. Các nhân sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một event nào đó mà công ty cần tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời gian, nhân sự để hoàn thành.

Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm event với mục đích học hỏi hoặc trang trải thu nhập.Họ thường được sử dụng để làm các công việc ít đòi hỏi kỹ năng vì xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper này chưa đáp ứng được các vị trí quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ các công việc PG, PB, Supervisor… khi công ty thuê mướn xét thấy họ là người được việc, hoặc cũng có thể do giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm PB, PG, helper… với nhau.

Sử dụng lực lượng helper, bạn sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên tâm quản lý event của mình mà không phải lo lắng về chuyện thiếu nhân sự và những đầu việc không có người làm. Xem chi tiết…