Lưu trữ

Posts Tagged ‘thuật ngữ event’

Tìm hiểu về event logistics

Banhbeo’s blog –  Điều gì khác nhau giữa 1 tiệc nướng ngoài trời với một nhóm bạn và một festival cho nửa triệu người tham dự. Trên nguyên lý là không có gì khác nhau cảm vì ở cả 2 event người ta đều đến gởi xe, trò chuyện, an toạ, ăn uống… và có những kỷ niệm đẹp về event.

Event logistics tốt làm nên một event thành công.

* Chỉ có Event management là chưa đủ!
* Quan tâm đến Event logistics nữa sẽ tốt hơn.
* Sự chuyển giao chặt chẽ giữa các nguyên tắc trong event logistics là nền móng cho mọi event.

Những áp dụng giống nhau giữa tiệc nướng ngoài trời và festival: Nếu mà event đã diễn ra rồi, không có sự thay đổi nào có thể làm nó tốt hơn. Ví dụ như việc rót bia, người chủ xị có thể dùng nụ cười để khoả lấp sự bối rối, đeo nhẫn lên tay hoặc thực hiện kế hoạch khẩn cấp (nếu có sẵn) hay ngay từ đầu đã cố gắng giữ cho nó chạy trơn tru. Sự thành công của bất cứ thể loại event nào phụ thuộc chủ yếu vào việc lên kế hoạch và chuẩn bị thật chu đáo, chuyên nghiệp, có cả kế hoạch B cho những trường hợp phát sinh đột xuất.

Bởi vì event là công cụ marketing nên một công ty bia lớn thường xuyên tài trợ cho lều VIP ở 1 giải đấu tennis hạng sang. Tất nhiên những nhân viên nhà máy bia sẽ không phải là người đứng sau bàn buffet mà nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về đồ ăn, thức uống, nhân viên phục vụ. Nếu để xảy ra cảnh lộn xộn về giờ giấc và quy trình vận hành, thì khách VIP sẽ không biết nhà cung cấp là ai để mà than phiền, vì vậy mà mọi tội vạ đổ lên đầu sẽ đổ lên đầu công ty bia – công ty mà logo quảng cáo trải dài trên 4 mặt lều.

Khi mà hầu hết các công ty coi trọng event hướng đến khách hàng như một công cụ marketing hiệu quả, họ cũng chấp nhận đặt lên bàn cân hiệu quả của nó, có thể là tốt hay là kém hiệu quả. Yêu cầu của khách tham dự thì ngày càng tăng và họ có xu hướng không bỏ qua cả những sơ suất nhỏ nhất từ nhà tổ chức. Với những nguyên nhân này xem ra event management không thể làm được tất cả cho event của bạn.

Chúng ta đang nói về vấn đề hậu cần trong event. Để có thể “nâng khăn sửa túi” cho event management làm nênnhững event thành công, một phần không thể thiếu của event đã ra đời, người ta gọi đó là event logistics.

Một cách dễ hiểu, event logistics bao hàm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tốt đồ đạc, con người, dòng thông tin trước, trong và sau event.

Chúng ta nên xác định rằng những trục trặc trong event thường không thể nhìn thấy bằng phương pháp checklist và rất khó để kiểm soát được. Vì vậy hãy để những con người chu đáo và chuyên nghiệp lo phần hậu cần trong event management.

(Dịch từ supplyinstitute.org) – Bài viết cho Event Channel- chuyên đề tổ chức sự kiện

Advertisements

Thuật ngữ trong tổ chức event (phần 2)

AV system: audiovisual system: hệ thống nghe nhìn, tiếng Việt hay quen gọi là hệ thống âm thanh ánh sang

Caterer:
Nhà cung cấp (thực phẩm), chủ khách sạn

Hidden cost:
Chi phí ngầm

Celebrity:
Người nổi tiếng

Crew: Đội, ví dụ programming crew, serving crew, facilities crew…

Bubble machine:
máy thổi bong bóng xà phòng

Streamer: Cờ đuôi nheo

Traffic flow: Lưu lượng giao thông

Strip light: Đèn huỳnh quang

Strobe light: đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)

Flash light: đèn flash

Follow light: Đèn folo, đèn chiếu tập trung công suất lớn, dùng cho sân khấu

scoop light: đèn folo đảo

spot light: đèn spot, đèn tụ

Light bulb: bóng đèn tròn

Marquee: Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy

Industrial marquee: nhà bạt công nghiệp

stage platform:
Sàn sân khấu

Usher: Người dẫn chỗ

Name tags: Thẻ đeo

Site plan:
sơ đồ địa điểm/ Floor plan: mặt bằng

Generator: máy phát điện

electrical outlet: Chỗ cắm điện

electrical hookup: đi dây điện

sprinkler system: hệ thống fun nước

Lectern/podium:
bục để tài liệu để phát biểu trên sân khấu

Black electrical tape: băng keo đen quấn dây điện/transparent tape: băng keo trong

Red rope barrier: vật chắn dung để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

three prong converter: Ổ cắm 3 chấu

Walkie – talkie: bộ đàm

Staple gun: Máy dập kim, để dập bìa, ván ép

Trash bag: túi nylon đựng rác

Live statue: nhân tượng (tượng do người thật hóa trang thành)

Electrical confetti:
pháo sáng (dung trên sân khấu, ko phải pháo bông)/ electrical confetti canon: máy bắn pháo sang

Leftover food
: đồ ăn dư

Lost and found place:
Nơi nhận đồ mất

Circuit breaker:
cầu dao điện

Soundproof wall:
tường cách âm

Rehearsal:
Tổng duyệt trước chương trình

Tarp
: vải bạt

Ply wood:
ván ép

Power plug/power splitter:
Ổ chia điện

Die cut: bế (cắt theo khuôn), ví dụ die cut standee, die cut card…

Thuật ngữ trong tổ chức event

05/04/2008 7 comments

Thu thập từ nhiều nguồn

5.1 (Dolby Digital Audio Codec) – Dàn Âm thanh có 6 kênh khác nhau: trái, phải, trung tâm, surround trái, surround phải, loa sub…

35 mm – Cỡ phim tiêu chuẩn trong quay phim

Audio Conferencing – Trong hội nghị kiểu này, 1 bên thứ 3 ở ngoài phòng hội thảo có thể tham dự thông qua đường line điện thoại analog.Giao tiếp trong hội nghị kiểu này có thể là 1 chiều hoặc tương tác.

Auditorium – 1 phòng hội nghị bố trí ngồi theo kiểu theater để coi phim, thuyết trình thông qua các phương tiện truyền thông đa phương tiện, thuyết trình live hoặc là các hình thức khác.

Podium: Cái bục phát biểu

Theater, classroom/ U – shape/ round – shape/ V-shape/hollow square set up: Các hình thức bố trí chỗ ngồi trong khách sạn, theater là kiểu rạp hát, ko có bàn, classroom là có bàn, U – shape là hình chữ U, round shape là hình tròn, V-shape là xếp hình chữ V, hollow square là set up ghế xung quanh 1 cái bàn vuông or chữ nhật, cái bàn đó đc gọi là cái hollow.

Flip chart: Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 lên, có thể lật được như kiểu lịch treo tường, dùng cho thuyết trình.

Lav mic: (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc ve áo

Guiding board: Cái bảng chỉ dẫn (chỉ đến nơi tổ chức sự kiện)

Projector: Máy chiếu, có overhead projecter là máy chiếu dùng phim, giờ ít xài, LCD projector là loại phổ biến hay dùng ở hội thảo, sự kiện, DLP projector dùng công nghệ DLP, cơ động, hình mịn nhưng màu sắc ko đẹp, thường dùng chiếu phim ở nhà.

Agenda: Lịch trình những thứ cần phải làm, ví dụ event agenda là kịch bản chương trình.

AV system (Audio visual system): Hệ thống âm thanh ánh sáng

Audio visual aids : Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flip chart….

Banquet event order (BEO): tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các vật dụng chuẩn bị cho event ví dụ set up phòng thế nào, đồ ăn thức uống ra sao

F&B (Food and beverage): Đồ ăn thức uống

Budgetary philosophy: Bản tính toán tài chính, dự trù về lời, lỗ… trong 1 event

Revenues and expenses: Các khoản thu chi

Cash bar : quầy bar set up riêng cho những khách có nhu cầu dùng đồ uống riêng, dùng xong thì phải tự trả xiền, phân biệt với host bar, còn gọi là open bar hay sponsored bar uống free.

Concurrent session : Các session (phần) khác nhau diễn ra đồng thời, trong event ví dụ như nhiều hoạt động, nhiều chủ đề khác nhau cùng diễn ra 1 lúc.

Contingency plan:: Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu bất ngờ có thay đổi gì đó.

Corner booth: Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên

Island booth : Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

Peninsula booth: gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác

Critical path : 1 danh sách liệt kê các cột mốc hoặc kết quả cần đạt được để hoàn thành 1 kế hoạch nào đó.

Crowd control : Bản hướng dẫn cung cấp cho người tham gia hướng dẫn họ di chuyển có trật tự tránh ắc nghẽn

Delegate: Từ dùng để chỉ người có đăng ký tham dự hoặc đại biểu được bình chọn trong 1 hội thảo, meeting…

Emergency action plan: Kế hoạch hành động khẩn cấp, hay kế hoạch đối phó rủi ro, chỉ ra những gì cần làm khi có các tình huống rủi ro như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bomb…

Floor plan: Layout bố trí các vật dụng tại địa điểm tổ chức sự kiện ví dụ bàn ghế, gian hàng, toilet…

Follow-up
: các hoạt động xảy ra sau event, phân biệt với Evaluation nghĩa là rút kinh nghiệm, đánh giá sau event.

Follow spotlight: Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu

Front screen projection – chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình
Rear screen projection – chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình.

Gooseneck: Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý

Honored guest : VIP phát biểu tại event, nhưng ko phải người tham dự

Indirect cost: Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost hay

In-kind : Việc đóng góp hàng hoá, vật chất ko liên quan đến tiền, ví dụ tài trợ in -kind

Inside booth hay Inline booth: Khoảng ko gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng

Installation: Việc lắp đặt

Badge: Huy hiệu, phù hiệu, thẻ

Lanyard: dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)

Liability : Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong trong 1 event.

Logistics: Những việc cần thực hiện để đảm bảo việcqua3n lý hiệu quả các vật dng5, thông tin và con người trong việc tổ chức 1 event.

Marshalling yard – nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm

Masking drapes – vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào

Foyer: Cái sảnh

Table cloth: Khăn trải bàn

Chair cover: Khăn phủ ghế

Place cards: Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards

Move – in: Quy trình dựng lên 1 triển lãm, move – out quy trình tháo dỡ

Onsite: tại nơi diễn ra event

Onsite registration: Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre registration: đăng ký trước

Physical requirements : Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ… để đáp ứng yêu cầu của 1 event.

Plenary assembly: Phiên họp toàn thể

Post event meeting: Họp sau chương trình, pre event meeting: họp trước chương trình

Power drop: Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết trong event)

Print broker: Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn

Reader board bảng hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm

Ready room phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event

Rider Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu…

Confetti canon: Máy bắn kim tuyến

Greeting gate: Cổng chào

Banquet hall: phòng tiệc lớn Banquet room: phòng tiệc

Rounds: bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người

Theme event: Event có chủ đề, torng đó đồ ăn,desgn, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

Turnover : Tái set up lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ khách họp xong thì set up phòng họp theo kiểu khác để làm phòng tiệc.

Wings: Cánh gà sân khấu