Làm sao để làm việc nhanh hay quản lý thời gian tốt?

Hiện giờ BB có công việc chính khá ổn định về thời gian, ngoài ra còn dành nhiều thời gian để sắp xếp công việc gia đình, phụ gia đình lo business riêng, đi chơi với con cái vào thứ 7, Chủ nhật, lang thang vào các page về Thú cưng để like dạo mèo của người ta. Trước kia lúc chưa lập gia đình thì vừa đi làm ở cty chính, vừa làm job phụ, vừa thành lập và hoạt động hăng hái ở các CLB về PR, marketing, tổ chức sự kiện. Bây giờ thì không nhiều thời gian như trước nữa vì phải chia sẻ bớt thời gian cho gia đình vì quan điểm của BB là Work-Life Balance và các công ty Mỹ, Châu Âu họ cũng khuyến khích nhân viên làm điều đó. Nhiều người bạn hay hỏi là tại sao có thể làm nhiều việc một lúc như vậy, họ tập trung mỗi công việc chính là đã đuối lắm rồi.

 

 

 
BB chỉ cười nói với họ là cũng phải tập lâu dần mới làm được, mà có thể cái chính là tánh tui vốn thích đa đoan ôm đồm nhiều thứ, mê thử thách mình trong nhiều lãnh vực, nhiều dự án.Nhưng có lẽ quản lý thời gian là bài toán đau đầu của nhiều người? Cho nên hôm nay BB thử chia sẻ một chút về kinh nghiệm cá nhân cho ai đó còn như con cá mắc trong mớ bòng bong công việc, nếu có gì cần bổ sung mời các bạn có kinh nghiệm có thể hỗ trợ thêm qua phần Comment nhé.

Có nhiều bạn trẻ mới ra trường hay thậm chí cả người đi làm lâu năm, câu đầu tiên họ hay nói là:”Xin lỗi vì gởi cái này/làm cái kia trễ, tui lu bu công việc quá”. Bận rộn là tốt, nhưng nhiều khi hình như họ bận quá mức cần thiết, dẫn đến việc gì cũng trễ deadline, việc gì cũng hứa rồi để đó thì phải? Nếu cứ như vậy mãi thì chúng ta sẽ tự làm mất uy tín công việc của mình, tạo dựng hình ảnh một anh chàng/cô nàng làm việc amateur và cho dù có tài năng đến mấy thì cũng không được cấp trên giao cho những trọng trách quan trọng vì không tin tưởng bạn sẽ hoàn thành được.

BB trước kia cũng có 2 tính chưa tốt, có thể coi là hai điểm yếu nhưng theo thời gian thì tự mình rèn luyện khắc phục để tránh cho nó đi theo mình suốt đời và ngăn cản mình làm tốt mọi việc.

Một là tính hay trì hoãn. Có một việc cần phải làm, nhưng do chúng ta thấy nó chưa gấp, hay đang có việc quan trọng hơn, hay do đơn giản là chưa có hứng, thế là nó cứ bị ta đẩy lùi thời hạn mãi cho đến một thời gian rất lâu sau, trong con mắt bất mãn của sếp/đồng nghiệp. Trước kia BB cũng hay như vậy, nhưng sau đó BB nghĩ mình cần phải vượt qua sự ưa trì hoãn của chính mình. Từ đó, BB quyết tâm thay đổi, việc nào chỉ mất 5, 10 phút để hoàn thành mà cũng đang cần làm gấp, BB dành thời gian làm liền, tránh để dây dưa. Nếu đang có công việc quan trọng hơn, BB sẽ ghi công việc chưa hoàn thành ra tờ giấy nháp để trên bàn để nhắc mình nhớ hoàn thành trong ngày.

Hai là tính hậu đậu hay quên: Trước kia chưa bao giờ BB nghĩ mình có thể tổ chức event tốt bởi tính hậu đậu hay quên trước quên sau, nên công việc này thường giao cho đồng nghiệp làm execution còn mình chỉ lo paperwork thôi. Nhưng tất nhiên BB không muốn mình là con người như vậy mãi vì không thể tránh được việc phải tự mình tổ chức các hội thảo, event lớn nhỏ. Để tránh quên trước quên sau BB làm một checklist cho một event hay cho những việc phức tạp, phân định rõ deadline cho nó. Mỗi ngày lại mở checklist ra đánh dấu tick vào tất cả các việc đã hoàn thành, có việc gì mới phát sinh thì ghi thêm vào. Như vậy trong lòng không có sự rối ren, lo lắng vì không biết phải bắt đầu từ đâu, kết thúc việc gì trước. Sau này BB đã có thể tổ chức được những event chỉn chu với sai sót thấp nhất.

Nói tóm lại, nhờ tìm cách khắc phục được hai điểm yếu này mà khả năng quản lý thời gian của BB được cải thiện đáng kể. Ngoài ra, có một số điểm như sau cần được coi như một nhân tố bắt buộc nếu muốn quản lý thời gian công việc được tốt.

Tập trung hết sức vào công việc: Khi làm việc gì thì tập trung hoàn thành việc đó trong thời gian đã định, hạn chế để những yếu tố khác phân tán ví dụ như họp hành, lướt Facebook, rồi sau đó tiếp tục tập trung hoàn thành công việc khác. Coi thời gian làm việc của mình như một lịch biểu chặt chẽ để tránh thời gian phân tán xen vào.

• Nên sắp xếp lướt Facebook và các trang mạng xã hội, báo chí vào 1 giờ nhất định ví dụ từ 8h-8h30 mỗi ngày trừ khi công việc của bạn liên quan đến việc tương tác nhiều trên MXH
• Nên tán dóc với bạn bè, đồng nghiệp bằng cách rủ đi ăn trưa thay vì cafe giữa giờ
• Hạn chế chat nếu đó không phải phục vụ công việc vì nó làm tâm trí chúng ta không tập trung được
• Nên dành thời gian khoảng 13h-15h để họp hành trong cty vì thời gian đó hay buồn ngủ, nếu làm việc thì cũng không có năng suất lắm, may ra chỉ có họp thì mới đỡ buồn ngủ được

Luyện thao tác máy tính cho thật nhanh: Không phải ai cũng đủ hi tech để làm chủ các kỹ năng về máy tính nhưng càng ít thời gian dành cho các thao tác máy tính thì chúng ta càng tiết kiệm được nhiều thời gian cho công việc khác. BB từng ngồi cùng một anh bạn đồng nghiệp xem anh ấy thao tác lưu file mất gần 5 phút. Đầu tiên anh ấy dùng chuột cảm ứng (touchpad) trên laptop tìm file cần mở, anh ấy click phải vào folder chọn Open, 3 lần như vậy thì anh ấy vào được folder cần mở, rồi anh ấy chọn file Excel, chỉnh sửa file xong anh ấy Click File chọn Save as rồi lưu vào một folder. Thật không may anh ấy cần tạo 3 folder mới thế là anh ấy lại mất thêm 1 bước quay trở lại folder ban đầu,  click phải chọn New folder rồi đặt tên cho folder mới, thao tác 3 lần như vậy. Trong khi đó nếu anh ấy biết double click để mở folder, dùng các phím tắt như Ctr+Shift+N để tạo folder mới, nhấn F12 để lưu file thì có lẽ chỉ chưa đầy 1 phút là xong công việc. Mặc dù anh ấy có nhiều khả năng tuyệt vời khác nhưng BB ước gì anh ấy có thể thao tác máy tính nhanh hơn thì anh còn tiến xa hơn nữa. Cho nên mặc dù máy tính không phải là niềm yêu thích của bạn thì bạn cũng nên dành chút ít thời gian cải thiện thời gian thao tác để rút ngắn thời gian cho mỗi công việc. Mỗi file hay mỗi việc cần xử lý rút ngắn 2 phút thì 1 ngày chúng ta có thể tiết kiệm được 1, 2 tiếng đồng hồ.

• Trang bị cho mình một con chuột: Dù người nào có dùng Touchpad điêu luyện cách mấy cũng không qua được việc sử dụng chuột vì thao tác trên chuột có sự linh hoạt và tốc độ hơn
• Học sử dụng các phím tắt căn bản: Nếu chúng ta thấy mình phải mất trên 2s cho mỗi thao tác nào đó thì cũng là lúc chúng ta lên Google tìm hiểu xem có phím tắt nào giúp cho việc đó nhanh hơn không

Đưa deadline cho tất cả mọi việc, mọi người: Như đã nói ở trên, check list công việc nên có deadline cho tất cả mọi việc để chúng ta tự tạo áp lực cho chính mình. Ngoài ra, khi đưa công việc cho người khác, bạn cần đưa deadline cụ thể và theo dõi họ có hoàn thành đúng deadline không để đôn đốc nhắc nhở, tránh tình trạng trì hoãn dây chuyền, khi sự cố xảy ra thì đổ lỗi cho đồng nghiệp cũng không phải là cách tốt giúp performance của bạn được bảo toàn.

Theo dõi thông tin một cách tự động: Việc nắm bắt thông tin trong lãnh vực mình đang làm là cần thiết, nhưng giữa một núi thông tin ngồn ngộn bạn sẽ dễ bị sa đà mất thời gian. Chẳng hạn bạn định vào VnExpress để đọc thông tin về bất động sản nhưng khi  vào trang chủ thì thấy một rừng tiêu đề mời gọi, thế là bạn mất hết nửa buổi sáng để lang thang đọc tin. Hãy học cách dùng RSS để đọc tin tự động, chỉ đúng thông tin chọn lọc  trong lãnh vực mình quan tâm mới xuất hiện, dùng Google Alert để các thông tin có liên quan đến từ khoá mình quan tâm (ví dụ từ khoá về sản phẩm, ngành, đối thủ) được tự động gởi định kỳ vào email của mình. Hoặc đơn giản là trên Facebook bạn có thể nhấn Follow các Trang tin/Profile cá nhân/Nhóm, trong phần Theo dõi chọn “Xem trước” (View First) để khi bạn lướt Facebook thì các thông tin quan trọng bạn quan tâm sẽ hiện trên Newsfeed của bạn.

Nói chung không có gì là dễ dàng cả, cần phải có quyết tâm thay đổi để cải thiện bản thân mình, và nghiêm túc với các mục tiêu, luật lệ đặt ra cho chính mình, thì từ từ mọi thứ đều có thể cải thiện.