“Cầm quân” đội helper trong tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức event, việc thuê các nhân sự thời vụ để phụ giúp trong suốt thời gian chuẩn bị cho event là việc thường xuyên, nhất là đối với các công ty chỉ có một, hai nhân viên marketing, event hay tại các event agency nơi mà bộ máy nhân sự thường gọn nhẹ.

Người ta có thể thuê các helper (người phụ việc) này để đảm nhận nhiều công việc. “Cao cấp” nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức event đó, “thường dân” hơn là để phụ những công việc lặt vặt như thuê mua, liên hệ… để trándh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê kíp.

Helper thường có 2 dạng:

Một là những người làm freelancer chuyên nghiệp hoặc không chuyên, hiện đang có một công việc toàn thời gian nào đó, hoặc là hoàn toàn tự do về thời gian, ai gọi là có thể sẵn sang “chạy sô”. Các nhân sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một event nào đó mà công ty cần tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời gian, nhân sự để hoàn thành.

Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm event với mục đích học hỏi hoặc trang trải thu nhập.Họ thường được sử dụng để làm các công việc ít đòi hỏi kỹ năng vì xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper này chưa đáp ứng được các vị trí quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ các công việc PG, PB, Supervisor… khi công ty thuê mướn xét thấy họ là người được việc, hoặc cũng có thể do giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm PB, PG, helper… với nhau.

Sử dụng lực lượng helper, bạn sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên tâm quản lý event của mình mà không phải lo lắng về chuyện thiếu nhân sự và những đầu việc không có người làm.

Bí quyết thực tập ở các công ty event

Banhbeo’s blog –  Đối với một người làm event quan trọng nhất là kỹ năng làm việc chứ không phải bằng cấp. Mặc dù kiến thức chuyên môn là một phần không thể thiếu để giúp bạn thành công với nghề nhưng trong nghề tổ chức event những kiến thức này chủ yếu sẽ bồi đắp thông qua quá trình làm việc của bạn cộng với thái độ cầu thị học hỏi. Là sinh viên trên ghế nhà trường, là một người chưa biết gì về event, bạn cũng có thể dễ dàng bước chân vào nghề nếu có một phương pháp tiếp cận phù hợp.

Hôm nay Bánh bèo sẽ chia sẻ với các bạn một con đường tắt để đến với nghề mình yêu thích: Đó là thực tập tại công ty event. Đây là cách thực tế và nhanh chóng nhất để các bạn vừa học vừa hành hiệu quả.

Bước đầu tiên: Tìm hiểu về các công ty event
Bạn nên dành một vài ngày để tìm hiểu về “event” và các công ty trong lãnh vực này. Thông tin và tài liệu không thiếu gì trên mạng, bạn có thể dễ dàng tìm thấy để nghiên cứu. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao những ứng viên bỏ công tìm hiểu trước, vì như vậy nó chứng tỏ sự quan tâm nghiêm túc mà bạn dành cho công việc mình sắp làm. Tìm hiểu về các công ty event còn giúp bạn chọn lựa được một công ty phù hợp cho mình.

Wedding planner – người đứng sau những đám cưới hoành tráng

Banhbeo’s blog –  Wedding planner – lên kế hoạch và tổ chức đám cưới, một nghề đang thịnh hành trên thế giới nhưng còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Tuy nhiên khi nhu cầu tổ chức những tiệc cưới hoành tráng và xa xỉ ngày càng hiện hữu rõ nét trong một bộ phận những người ăn nên làm ra ở Việt Nam, đây là một hướng đi đầy gợi mở cho những người tổ chức event.

Tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp – mỏ vàng tiềm năng chưa khai thác
Trước kia ở nước ta việc hiếu hỷ thường do người già trong dòng họ lo liệu bởi họ là những người có kinh nghiệm sống nhiều hơn ai hết do đó họ biết cách sắp xếp, lo liệu các đầu việc một cách trôi chảy.

Nhưng nay mọi việc đã khác. Do gia đình người Việt Nam ngày càng ít người, do cuộc sống hiện đại hạn chế về thời gian, nhất là ở những đô thị, từ việc ma chay đến việc cưới hỏi thường giao toàn bộ hoặc nhiều phần công việc cho những dịch vụ tổ chức hiếu hỷ lo. Tuy nhiên, các đơn vị này chỉ dừng ở mức độ cung cấp những dịch vụ cơ bản cần có cho 1 đám cưới/đám tang.

Sau đó nảy sinh vấn đề: có những người muốn tổ chức một đám cưới hoành tráng, khác người để nói lên đẳng cấp của mình chứ không muốn bó gọn đám cưới của mình trong các nghi lễ và hoạt động đơn giản. Có cung ắt có cầu, dịch vụ tổ chức tiệc cưới “chuyên nghiệp và đột phá” ra đời, và là một nhánh trong công việc tổ chức event.

Tìm hiểu về event logistics

Banhbeo’s blog –  Điều gì khác nhau giữa 1 tiệc nướng ngoài trời với một nhóm bạn và một festival cho nửa triệu người tham dự. Trên nguyên lý là không có gì khác nhau cảm vì ở cả 2 event người ta đều đến gởi xe, trò chuyện, an toạ, ăn uống… và có những kỷ niệm đẹp về event.

Event logistics tốt làm nên một event thành công.

* Chỉ có Event management là chưa đủ!
* Quan tâm đến Event logistics nữa sẽ tốt hơn.
* Sự chuyển giao chặt chẽ giữa các nguyên tắc trong event logistics là nền móng cho mọi event.

Những áp dụng giống nhau giữa tiệc nướng ngoài trời và festival: Nếu mà event đã diễn ra rồi, không có sự thay đổi nào có thể làm nó tốt hơn. Ví dụ như việc rót bia, người chủ xị có thể dùng nụ cười để khoả lấp sự bối rối, đeo nhẫn lên tay hoặc thực hiện kế hoạch khẩn cấp (nếu có sẵn) hay ngay từ đầu đã cố gắng giữ cho nó chạy trơn tru. Sự thành công của bất cứ thể loại event nào phụ thuộc chủ yếu vào việc lên kế hoạch và chuẩn bị thật chu đáo, chuyên nghiệp, có cả kế hoạch B cho những trường hợp phát sinh đột xuất.

Bởi vì event là công cụ marketing nên một công ty bia lớn thường xuyên tài trợ cho lều VIP ở 1 giải đấu tennis hạng sang. Tất nhiên những nhân viên nhà máy bia sẽ không phải là người đứng sau bàn buffet mà nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về đồ ăn, thức uống, nhân viên phục vụ. Nếu để xảy ra cảnh lộn xộn về giờ giấc và quy trình vận hành, thì khách VIP sẽ không biết nhà cung cấp là ai để mà than phiền, vì vậy mà mọi tội vạ đổ lên đầu sẽ đổ lên đầu công ty bia – công ty mà logo quảng cáo trải dài trên 4 mặt lều.

Khi mà hầu hết các công ty coi trọng event hướng đến khách hàng như một công cụ marketing hiệu quả, họ cũng chấp nhận đặt lên bàn cân hiệu quả của nó, có thể là tốt hay là kém hiệu quả. Yêu cầu của khách tham dự thì ngày càng tăng và họ có xu hướng không bỏ qua cả những sơ suất nhỏ nhất từ nhà tổ chức. Với những nguyên nhân này xem ra event management không thể làm được tất cả cho event của bạn.

Chúng ta đang nói về vấn đề hậu cần trong event. Để có thể “nâng khăn sửa túi” cho event management làm nênnhững event thành công, một phần không thể thiếu của event đã ra đời, người ta gọi đó là event logistics.

Một cách dễ hiểu, event logistics bao hàm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tốt đồ đạc, con người, dòng thông tin trước, trong và sau event.

Chúng ta nên xác định rằng những trục trặc trong event thường không thể nhìn thấy bằng phương pháp checklist và rất khó để kiểm soát được. Vì vậy hãy để những con người chu đáo và chuyên nghiệp lo phần hậu cần trong event management.

(Dịch từ supplyinstitute.org) – Bài viết cho Event Channel- chuyên đề tổ chức sự kiện

Tổ chức event cho teen – chưa nhiều ý tưởng bứt phá

Banhbeo’s blog –  Càng ngày teen càng lên ngôi, bởi phân khúc thị trường này hiện nay là món bánh béo bở mà những nhà kinh doanh nhắm đến. Và thế là event cho teen vì thế mà cũng phát triển rầm rộ.

Bên cạnh nhiều event agency kiêm nhiệm mảng tổ chức event cho đối tượng này như một phần công việc tổ chức sự kiện của mình, có nhiều công ty lập ra để “chăm sóc” cho riêng đối tượng này, và xây dựng các chương trình dành riêng cho teen như Yeah1, Sao Việt, Clover…
Xin bỏ qua các vấn đề định nghĩa về teen, dẫn chứng các event tiêu biểu cho teen đã và đang được tổ chức để đi thẳng vào vấn đề cần nói là những điểm cần chú ý khi tổ chức event cho teen.

Lối mòn chưa nhiều bứt phá
Event dành cho teen, 10 cái thì đến 9 cái sẽ có các tiết mục như là văn nghệ do ca sĩ nhóm nhạc teen thể hiện, nhảy break dance, chụp hình, chơi một vài minigame, giao lưu với thần tượng, đại sứ các loại… Các nhà tổ chức event dường như chưa sáng tạo và chưa mạnh dạn thể nghiệm các “chiêu” mới. Nhiều người tổ chức e ngại các tiết mục đó sẽ không hút hàng, vì vậy an toàn nhất là cứ bám lấy các tiết mục hút khách. Thế là nhắc đến event cho teen, thể nào cũng nhảy Hip hop, chụp hình… Cũng may là teen là đối tượng dễ dãi và ham vui nên hầu như event nào cũng đông khách. Nhưng đọng lại trong những khán giả này những gì về thương hiệu, concept… sau chương trình, câu hỏi này xin dành cho các nhà tổ chức event.

Hip hop là tiết mục thường thấy ở các event cho teen

Các nhà tổ chức event thường hay mắc một lỗi nữa, đó là cố gò cho mình trẻ trung cho phù hợp với teen, nhưng làm không tới, thành ra chương trình bị khiên cưỡng, không hấp dẫn người tham gia. Để hiểu được insight (mong muốn ẩn dấu) của teen cũng như thể hiện ra đúng chất của “bọn trẻ” chưa bao giờ là việc dễ dàng. Không phải là cứ có các yếu tố công chúa, hoàng tử, cổ tích, kem dâu…, có giọng điệu nhí nhảnh, ngây ngô là ra teen. Từng có nhiều chương trình trẻ quá mức cần thiết mà nhìn vào, người xem cứ ngỡ Nhà tổ chức làm cho học sinh cấp 2, thậm chí là … nhi đồng.

Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả

(Dịch từ Internet) – Những bí quyết dưới đây giúp bạn quảng bá event, và phần tiếp theo định ra những tuỳ chọn về các phương tiện công bố thông tin để bạn có thể tham khảo và sắp xếp trong ngân sách cho phép của mình.

1. Lên kế hoạch công bố thông tin sớm

Nguyên tắc quan trọng nhất của việc lên kế hoạch quảng bá là lên sớm,càng sớm thì càng có nhiều cơ hội quảng bá sẵn sàng cho bạn lựa chọn. Nó còn giúp ta thư thả để sản xuất những vật phẩm quảng cáo chó chất lượng và giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất chúng.

2. Tính đến ngân sách đầu tiên

Lên một khoản ngân sách để quảng bá cho event của bạn càng sớm, thì càng mở ra nhiều cơ hội. Ví dụ với một ngân sách cho phép, bạn có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio hay TV, sản xuất brochure, flyer hay poster,gửi mail trực tiếp… Tuy rằng có nhiều tuỳ chọn cho việc quảng bá miễn phí, nhưng nó không đáng tin cậy bằng những gì bạn phải trả để có bởi vì bạn không thể kiểm soát thời gian và nội dung thông điệp của bạn.

3. Định ra khán giả mục tiêu của mình

Điều này sẽ giúp bạn tìm ra phương tiện tốt nhất để tiếp cận họ. Ví dụ nếu đối tượng của bạn là sinh viên thì bạn muốn tất cả sinh viên sẽ đến tham dự event hay chỉ một vài nhóm đặc biệt, ví dụ sinh viên năm 2 ngành marketing? Càng làm chi tiết, rõ ràng thì chiến lược quảng bá càng hiệu quả.

4. Đặt ra mục tiêu (có tính thực tế)

Định rõ bạn muốn đạt được gì từ việc tuyên truyền về event.Ví dụ bạn tập trung vào số lượng khán giả,như bán được bao nhiêu vé, đạt mục tiêu gì về thu nhập, hay tập trung vào đặc điểm khán giả, không cần nhiều, chỉ cần đúng đối tượng mà thôi? Phải làm rõ điều này chiến dịch quảng bá của bạn mới đi đúng hướng.

5.Phát triển một kế hoạch:

Lên một kế hoạch giúp bạn đạt mục tiêu với ngân sách thực tế và thời gian cụ thể.

Phương tiện	Thời gian tối thiểu
Gửi mail hàng loạt	Ít nhất 48 giờ trước event
Thông cáo báo chí	1 đến 2 tuần
Thông cáo báo chí cho báo giấy	4 đến 6 tuần
Lập 1 website	3 đến 4 tuần
Poster, bandrol	2 đến 4 tuần
Tờ rơi	4 tuần
Gửi thư	1 đến 2 tuần
PintAD,TVC	6 đến 8 tuần

Chia sẻ cách viết proposal (phần 2)

Banhbeo’s blog –  Nối tiếp phần 1, Bánh bèo xin chia sẻ 1 vài bí kíp viết proposal như sau:

C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Nói chung là tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:
– Nền tảng, mục đích: Cái này nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cân
– Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
– Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
– Kịch bản chương trình sơ bộ: Mấy giờ, làm gì… nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
– Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
– Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho người khác ăn đó.

Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
– Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
– Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương trình
– Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
– Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
– Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
– Cấu trúc nhân sự team làm event này
– Kinh phí dự kiến
– Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
– Mục đích
– Thông tin cơ bản
– Thể lệ tham dự
– Cơ cấu giải thưởng
– Cách thức thực hiện cuộc thi
– ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:
– Mục đích
– Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
– Thông tin cơ bản
– Nội dung chương trình
– Vấn đề tuyển dụng
– Vấn đề báo cáo
– Vấn đề thực thi
– …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.

Diễn đạt ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực hiện khai trương 1 TT mua sắm hiện đại bậc nhất Hà Nội.
Đón khách (guests welcome):
Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
Light music amuse and warm up the waiting atmosphere
MC ask for audience attention and then the drummers begin to perform. The warm and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the atmosphere.
(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí thêm sôi nổi.
Diễn văn khai mạc (Opening speeches)

• MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s representative to give speech
• After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation speech to PARKSON
• MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting rite

(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)
Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)

• A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
• After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance for a while and do some somersaults

(Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa nhào lộn)
Việc launching (Act of launch)

• Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2 long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes flower ball
• When they get down to the ground, they give these ribbons to the representatives
• All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the flower ball opens and drops down confetti.
• At this moment, the door is opened, the representatives step in together with other guests.

(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2 dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)

Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có thế mà thôi.

Văn phong thể hiện được cá tính:
Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác,nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.
Ví dụ thay vì viết:
Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Titanium viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.
Thì chỉ nên viết:
Mục đích:
– Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
– Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event
Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.
Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn phong chữ nhĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp thật chuẩn người ta sẽ đánh giá bạn là dân pro. Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào cũng là người đến từ các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc với vốn từ bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt.Ví dụ một slide ghi thế này:
XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign countries for XoneFM to upload.
Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn giản như sau là đủ dễ hiểu:
XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with celebrities, interview.
Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on XoneFM.Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa
Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.Xem thêm: Chia sẻ cách viết proposal (phần 1)

Chia sẻ cách viết proposal (phần 1)

Banhbeo’s blog –  Với một số năm kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch cho các event, Bánh bèo xin chia sẻ 1 vài bí kíp viết proposal như sau:A. Hình thức viết:
Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để gửi khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hình như tuỳ mỗi cty có 1 gu riêng nữa á.

Thuật ngữ trong tổ chức event (phần 2)

AV system: audiovisual system: hệ thống nghe nhìn, tiếng Việt hay quen gọi là hệ thống âm thanh ánh sang

Caterer: Nhà cung cấp (thực phẩm), chủ khách sạn

Hidden cost: Chi phí ngầm

Celebrity: Người nổi tiếng

Crew: Đội, ví dụ programming crew, serving crew, facilities crew…

Bubble machine: máy thổi bong bóng xà phòng

Streamer: Cờ đuôi nheo

Traffic flow: Lưu lượng giao thông

Strip light: Đèn huỳnh quang

Strobe light: đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)

Flash light: đèn flash

Follow light: Đèn folo, đèn chiếu tập trung công suất lớn, dùng cho sân khấu

scoop light: đèn folo đảo

spot light: đèn spot, đèn tụ

Light bulb: bóng đèn tròn

Marquee: Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy

Industrial marquee: nhà bạt công nghiệp

stage platform: Sàn sân khấu

Usher: Người dẫn chỗ

Name tags: Thẻ đeo

Site plan: sơ đồ địa điểm/ Floor plan: mặt bằng

Generator: máy phát điện

electrical outlet: Chỗ cắm điện

electrical hookup: đi dây điện

sprinkler system: hệ thống fun nước

Lectern/podium: bục để tài liệu để phát biểu trên sân khấu

Black electrical tape: băng keo đen quấn dây điện/transparent tape: băng keo trong

Red rope barrier: vật chắn dung để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

three prong converter: Ổ cắm 3 chấu

Walkie – talkie: bộ đàm

Staple gun: Máy dập kim, để dập bìa, ván ép

Trash bag: túi nylon đựng rác

Live statue: nhân tượng (tượng do người thật hóa trang thành)

Electrical confetti: pháo sáng (dung trên sân khấu, ko phải pháo bông)/ electrical confetti canon: máy bắn pháo sang

Leftover food: đồ ăn dư

Lost and found place: Nơi nhận đồ mất

Circuit breaker: cầu dao điện

Soundproof wall: tường cách âm

Rehearsal: Tổng duyệt trước chương trình

Tarp: vải bạt

Ply wood: ván ép

Power plug/power splitter: Ổ chia điện

Die cut: bế (cắt theo khuôn), ví dụ die cut standee, die cut card…

Thuật ngữ trong tổ chức event

Thu thập từ nhiều nguồn

5.1 (Dolby Digital Audio Codec) – Dàn Âm thanh có 6 kênh khác nhau: trái, phải, trung tâm, surround trái, surround phải, loa sub…

35 mm – Cỡ phim tiêu chuẩn trong quay phim

Audio Conferencing – Trong hội nghị kiểu này, 1 bên thứ 3 ở ngoài phòng hội thảo có thể tham dự thông qua đường line điện thoại analog.Giao tiếp trong hội nghị kiểu này có thể là 1 chiều hoặc tương tác.

Auditorium – 1 phòng hội nghị bố trí ngồi theo kiểu theater để coi phim, thuyết trình thông qua các phương tiện truyền thông đa phương tiện, thuyết trình live hoặc là các hình thức khác.

Podium: Cái bục phát biểu

Theater, classroom/ U – shape/ round – shape/ V-shape/hollow square set up: Các hình thức bố trí chỗ ngồi trong khách sạn, theater là kiểu rạp hát, ko có bàn, classroom là có bàn, U – shape là hình chữ U, round shape là hình tròn, V-shape là xếp hình chữ V, hollow square là set up ghế xung quanh 1 cái bàn vuông or chữ nhật, cái bàn đó đc gọi là cái hollow.

Flip chart: Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 lên, có thể lật được như kiểu lịch treo tường, dùng cho thuyết trình.

Lav mic: (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc ve áo

Guiding board: Cái bảng chỉ dẫn (chỉ đến nơi tổ chức sự kiện)

Projector: Máy chiếu, có overhead projecter là máy chiếu dùng phim, giờ ít xài, LCD projector là loại phổ biến hay dùng ở hội thảo, sự kiện, DLP projector dùng công nghệ DLP, cơ động, hình mịn nhưng màu sắc ko đẹp, thường dùng chiếu phim ở nhà.

Agenda: Lịch trình những thứ cần phải làm, ví dụ event agenda là kịch bản chương trình.

AV system (Audio visual system): Hệ thống âm thanh ánh sáng

Audio visual aids : Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flip chart….

Banquet event order (BEO): tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các vật dụng chuẩn bị cho event ví dụ set up phòng thế nào, đồ ăn thức uống ra sao

F&B (Food and beverage): Đồ ăn thức uống

Budgetary philosophy: Bản tính toán tài chính, dự trù về lời, lỗ… trong 1 event

Revenues and expenses: Các khoản thu chi

Cash bar : quầy bar set up riêng cho những khách có nhu cầu dùng đồ uống riêng, dùng xong thì phải tự trả xiền, phân biệt với host bar, còn gọi là open bar hay sponsored bar uống free.

Concurrent session : Các session (phần) khác nhau diễn ra đồng thời, trong event ví dụ như nhiều hoạt động, nhiều chủ đề khác nhau cùng diễn ra 1 lúc.

Contingency plan:: Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu bất ngờ có thay đổi gì đó.

Corner booth: Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên

Island booth : Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

Peninsula booth: gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác

Critical path : 1 danh sách liệt kê các cột mốc hoặc kết quả cần đạt được để hoàn thành 1 kế hoạch nào đó.

Crowd control : Bản hướng dẫn cung cấp cho người tham gia hướng dẫn họ di chuyển có trật tự tránh ắc nghẽn

Delegate: Từ dùng để chỉ người có đăng ký tham dự hoặc đại biểu được bình chọn trong 1 hội thảo, meeting…

Emergency action plan: Kế hoạch hành động khẩn cấp, hay kế hoạch đối phó rủi ro, chỉ ra những gì cần làm khi có các tình huống rủi ro như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bomb…

Floor plan: Layout bố trí các vật dụng tại địa điểm tổ chức sự kiện ví dụ bàn ghế, gian hàng, toilet…

Follow-up: các hoạt động xảy ra sau event, phân biệt với Evaluation nghĩa là rút kinh nghiệm, đánh giá sau event.

Follow spotlight: Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu

Front screen projection – chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình
Rear screen projection – chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình.

Gooseneck: Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý

Honored guest : VIP phát biểu tại event, nhưng ko phải người tham dự

Indirect cost: Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost hay

In-kind : Việc đóng góp hàng hoá, vật chất ko liên quan đến tiền, ví dụ tài trợ in -kind

Inside booth hay Inline booth: Khoảng ko gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng

Installation: Việc lắp đặt

Badge: Huy hiệu, phù hiệu, thẻ

Lanyard: dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)

Liability : Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong trong 1 event.

Logistics: Những việc cần thực hiện để đảm bảo việcqua3n lý hiệu quả các vật dng5, thông tin và con người trong việc tổ chức 1 event.

Marshalling yard – nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm

Masking drapes – vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào

Foyer: Cái sảnh

Table cloth: Khăn trải bàn

Chair cover: Khăn phủ ghế

Place cards: Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards

Move – in: Quy trình dựng lên 1 triển lãm, move – out quy trình tháo dỡ

Onsite: tại nơi diễn ra event

Onsite registration: Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre registration: đăng ký trước

Physical requirements : Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ… để đáp ứng yêu cầu của 1 event.

Plenary assembly: Phiên họp toàn thể

Post event meeting: Họp sau chương trình, pre event meeting: họp trước chương trình

Power drop: Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết trong event)

Print broker: Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn

Reader board bảng hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm

Ready room phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event

Rider Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu…

Confetti canon: Máy bắn kim tuyến

Greeting gate: Cổng chào

Banquet hall: phòng tiệc lớn Banquet room: phòng tiệc

Rounds: bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người

Theme event: Event có chủ đề, torng đó đồ ăn,desgn, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

Turnover : Tái set up lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ khách họp xong thì set up phòng họp theo kiểu khác để làm phòng tiệc.

Wings: Cánh gà sân khấu