Những người làm event (phần 2)

Về lại văn phòng, Thuỷ họp nhóm cùng Lan và Hải trong một dự án tổ chức buổi dạ hội tung sản phẩm K tại khách sạn Park Hyatt. Lan đưa cho Thuỷ xem một xấp giấy tờ:
-Em đã gửi file vào mail cho chị nhưng cũng in ra đây ta tiện ngồi bàn và sửa ngay trên giấy cho rõ ràng. Báo giá cho chương trình em đã gửi qua cho họ, họ có yêu cầu cắt giảm khoản thuê dàn nhạc hoà tấu này vì khá tốn kém nhưng em đã thuyết phục họ là dàn nhạc hoà tấu làm tăng sự sang trọng và đúng với hình ảnh sản phẩm điện thoại dành cho doanh nhân của họ.
Hải tiếp lời:
– Còn khoản mua hình nộm dạng này có chỗ báo giá là 3tr nếu bơm hơi là 5tr, em đang cố gắng tìm chỗ rẻ hơn.
Thuỷ lắc đầu:
-Em cố gắng tìm chỗ rẻ hơn nửa, chị biết ở Hà Nội có một chỗ giá chỉ bằng 1 phần 3 giá này nhưng chất lượng chưa biết thế nào. Nếu không có chỗ nào giá rẻ hơn ta chấp nhận đặt mua ngoài Hà Nội trong trường hợp chất lượng như nhau. Chút nữa chị đưa contact cho em, hôm kia chị ở Hà Nội có đi tìm hiểu.
Là một nhà tổ chức event, việc tìm được những nhà cung cấp có giá tốt sẽ giúp tiết giảm rất nhiều chi phí cho công ty mà còn có thể dành một mức giá cạnh tranh cho khách hàng của mình so với các đối thủ khác. Đi đường Thuỷ cũng hay tìm tòi, để ý những thứ mới lạ hoặc những nhà cung cấp có giá tốt. Cô có cảm giác thích thú khi được tiếng thạo thị trường, làm event mà không chú ý vấn đề tiết giảm chi phí thì khó bảo đảm lợi nhuận như mong muốn. Hôm trước ra Hà Nội Thuỷ có tranh thủ đi tham quan 1 live show rất hoành tráng, trong lúc mọi người lũ lượt ra về cô còn nán lại xem công tác thu dọn của những người tổ chức, tiện thể dò hỏi xem vấn đề địa điểm, chi phí, nhà cung cấp…cũng có khối thông tin thú vị. Những nhân viên công ty cô ở chi nhánh Hà Nội có lần khen: “Chị Thuỷ còn thạo thị trường Hà Nội hơn người Hà Nội bọn em”.
Thuỷ rà soát lại cẩn thận check list một lần nữa, chỉ cho Lan và Hải một số khoản cần bổ sung và một số khoản cần làm rõ với khách hàng như trị giá quà tặng trong chương trình. Lan là một nhân viên event mới kinh nghiệm cũng chưa nhiều nhưng rất nhanh nhạy và cầu tiến, Thuỷ từ từ hướng dẫn cho Lan đi vào guồng quay của công việc và cô tỏ ra nắm bắt rất nhanh. Lan làm cô nhớ đến hình ảnh của chính mình cách đây 3 năm, những ngày đầu mới ra trường còn bỡ ngỡ.
– Chiều nay em bảo khách hàng cho mình gặp người phụ trách cho thuê địa điểm bên Park Hyatt. Đây là mẫu site survey, ở đây có các hạng mục cần kiểm tra tại địa điểm tổ chức, em nhớ xem có gì, thiếu gì và ghi chú đầy đủ và chi tiết nhé. Nhớ trao đổi kỹ với họ những vấn đề về âm thanh, ánh sáng xem họ chuẩn bị cho mình thế nào, xem xét kỹ khu vực làm media briefing nữa xem có sẵn gì, cần chuẩn bị thêm những gì. Còn Hải phụ Lan chụp hình lại sân khấu, cổng…ở các góc độ đẹp để ta thiết kế bắt mắt nhé em.
Hải gật gù nhìn vào bản site survey:
– OK, em sẽ chụp hình và đo đạc kỹ càng. Lan cứ trao đổi với người phụ trách thuê địa điểm, phần thăm dò địa điểm để Hải.
Lan quay sang:
– Nhớ phải cẩn thận xem kỹ phòng thay đồ, để đồ, toilet xem ở vị trí nào nhé ông, không lại như lần trước quên xem là lại phải quay lại lần nữa.
Thuỷ cười:
-Ừ, các em nhớ cẩn thận, edit lại file site survey này cho phù hợp, đừng để sót hạng mục nào không thì loạn cả lên đấy. Mọi việc như vậy là tạm ổn, các em khảo sát địa điểm rồi về báo cáo lại cho chị nhen.
Lan và Hải chạy ra ngoài, hai đứa cứ ríu ra ríu rít có vẻ hợp nhau lắm. Thuỷ quay trở lại với chiếc lap top, chuẩn bị làm việc thì chuông điện thoại rung lên. Người gọi là Hà, một cô bạn thân từ thưở học đại học.
Giọng nói như xé vải rất ấn tượng của nó cất lên:
– Sao rồi cô bé, đi Hà Nội về có đem bánh mứt gì về không. Chúc mừng sinh nhật nhé, đang ở đâu đó?
Thuỷ bật cười, con bé này tâm hồn ăn uống luôn tràn trề.
-Cảm ơn mày, tao đang ở công ty. Tao có mua món sấu dầm yêu thích của mày, qua “thăm” tao nhé.
– Mới đi về mệt không nghỉ đi còn lên công ty làm gì hả con?
– Tao phải làm báo cáo tổng kết và tổng kết tài chính chương trình vừa rồi ở Hà Nội, làm cho xong rồi còn chuẩn bị chạy event khác nữa đây.
Thuỷ có thể cảm nhận được cái trề môi của cô bạn thân:
– Trời ơi, giao cho lính lác nó làm, mày là manager lo quản lý thôi chứ việc gì cũng ôm vào người sức đâu mà kham nổi.
Thuỷ phì cười, Hà cứ làm như manager là đứng chỉ tay năm ngón vậy:
– Không có đâu nhóc ạ, gần cuối năm công ty tao nhiều event lu bu lắm ai cũng bận rộn hết, với lại đã chạy event rồi thì không nề hà chi sếp lính nữa, việc chưa xong thì mỗi người lo một tay thôi, manager nhiều khi cũng phải kiêm luôn cửu vạn bưng vác đồ đạc luôn ấy chứ.
Hà tắc lưỡi:
-Chậc, làm event cực vậy mà mày thích thú nỗi gì, làm ít thôi không ông Vinh ông ấy bỏ thì tiêu!
– Cực nhưng mà năng động, có hứng thú là làm được thôi. Còn chuyện kia mày khỏi doạ nữa, chắc tụi tao sắp chia tay rồi.
Hà lắp bắp:
– Mày nói gì? Chia tay? Yêu nhau 5 năm rồi còn chia tay?
————————————————————————————
Còn tiếp